accounted/public/docs/systemdokumentation-mall.md

Systemdokumentation

Mall for användare av erp-base Upprättad i enlighet med 5 kap. 11 § BFL och BFNAR 2013:2 kapitel 9

---

Instruktioner

Varje bokföringsskyldig ska upprätta en systemdokumentation som beskriver bokföringssystemets organisation och uppbyggnad. Dokumentationen ska göra det möjligt att utan svårighet överblicka systemet och förstå hur bokföringen är organiserad (BFNAR 2013:2 punkt 9.1).

Denna mall är förifylld med uppgifter som gäller för erp-base. Avsnitt markerade med hakparenteser ska anpassas till ditt företags förhållanden. Radera denna instruktionssektion innan du arkiverar dokumentet.

Systemdokumentationen ska förvaras tillsammans med övrig räkenskapsinformation under hela arkiveringsperioden (7 år).

---

1. Företagsuppgifter

Fält	Uppgift
Företagsnamn	[FÖRETAGSNAMN]
Organisationsnummer	[ORG-NR]
Företagsform	[ ] Enskild firma [ ] Aktiebolag
Räkenskapsår	[STARTMÅNAD] - [SLUTMÅNAD]
Tillämpat K-regelverk	[ ] K1 (förenklat årsbokslut, EF under 3 MSEK) [ ] K2 (årsredovisning, mindre AB) [ ] K3 (årsredovisning, huvudregelverk)

2. Bokföringsprogram

Fält	Uppgift
Programnamn	erp-base
Version	[ANGE VERSION, t.ex. 1.0]
Leverantör	[BOLAGSNAMN], org.nr [ORG-NR]
Webbplats	[DOMÄN]
Typ	Molnbaserad SaaS-tjänst (webbläsarbaserad)
Databasplattform	PostgreSQL via Supabase (AWS, EU-region)
Autentisering	Magic link via e-post (lösenordsfri)

3. Kontoplan (BFNAR 2013:2 punkt 9.2)

3.1. Kontoplanen bygger på BAS-kontoplanen (BAS 2025/2026) utgiven av BAS-intressenternas Förening.

3.2. Kontona är indelade i klasser enligt BAS-standard:

Klass	Beskrivning	Exempel på konton
1	Tillgångar	1510 Kundfordringar, 1930 Företagskonto
2	Eget kapital och skulder	2013 Egna uttag (EF), 2440 Leverantörsskulder, 2611-2631 Utgående moms, 2641 Ingående moms
3	Intäkter	3001 Försäljning 25%, 3002 Försäljning 12%, 3003 Försäljning 6%, 3305 Exportförsäljning
4-7	Kostnader	Konfigureras efter verksamhet
8	Finansiella poster och skatt	Konfigureras efter verksamhet

3.3. Kontoplanen kan ses och exporteras i erp-base under Inställningar > Kontoplan.

3.4. Företagsspecifika anpassningar av kontoplanen: [BESKRIV EVENTUELLA TILLAGDA ELLER BORTTAGNA KONTON, t.ex. "Konto 4010 Inköp varor, 5010 Lokalhyra har lagts till. Inga standardkonton har tagits bort."]

4. Samlingsplan (BFNAR 2013:2 punkt 9.3-9.5)

Samlingsplanen beskriver hur bokföringen är organiserad i form av delsystem, grundbokföring och huvudbokföring.

4.1 Översikt

Affärshändelse
    |
    v
Verifikation skapas (manuellt eller automatiskt)
    |
    v
Journalpost registreras (grundbokföring, registreringsordning)
    |
    v
Konteras på BAS-konton (huvudbokföring, systematisk ordning)
    |
    v
Status: Utkast (draft)
    |
    v
Bekräftas av användaren
    |
    v
Status: Bokförd (posted), verifikationsnummer tilldelas

4.2 Grundbokföring (registreringsordning)

Samtliga affärshändelser registreras kronologiskt i erp-base journalen. Varje post innehåller:

• Verifikationsnummer (sekventiellt, tilldelat automatiskt vid bokföring)
• Registreringsdatum (datum då posten skapades i systemet)
• Bokföringsdatum (datum för affärshändelsen)
• Beskrivning
• Konteringsrader med konto, debet, kredit

Grundbokföringen kan visas under Bokföring > Journal i erp-base.

4.3 Huvudbokföring (systematisk ordning)

Huvudbokföringen presenterar affärshändelserna sorterade per konto. Varje konto visar ingående saldo, periodens transaktioner och utgående saldo.

Huvudbokföringen kan visas och exporteras under Rapporter > Huvudbok i erp-base.

4.4 Delsystem

Följande delsystem matar journalen:

Delsystem	Beskrivning	Automatisk kontering
Kundfakturering	Utgående fakturor med per-rad momssats	Debet 1510, kredit 30xx + 26xx
Kundbetalningar	Inbetalningar mot fakturor	Debet 1930, kredit 1510
Leverantörsfakturor	Inkommande fakturor, registrering och betalning	Debet kostnadskonto + 2641, kredit 2440
Leverantörsbetalningar	Utbetalningar mot leverantörsfakturor	Debet 2440, kredit 1930
Banktransaktioner	Synkroniserade via PSD2 (Enable Banking)	Kontering via kategoriseringsregler
Kvittohantering	OCR-bearbetade kvitton	Kontering efter granskning
Kreditnotor	Kreditering av utgående fakturor	Omvänd kontering av originalfaktura

4.5 Avstämningsordning

Bankkonto 1930 avstäms via erp-base bankavstämningsmodul (4-stegs matchning: exakt belopp+datum, referensmatchning, datumintervall, fuzzy-matchning).

5. Verifikationer (BFNAR 2013:2 punkt 9.6-9.8)

5.1 Verifikationsnumrering

Verifikationsnummer tilldelas sekventiellt av systemet vid bokföring. Numreringen är unik per räkenskapsår och användare. Numren tilldelas via databas-RPC (concurrent-safe) och kan inte sättas manuellt.

En enda verifikationsnummerserie används: [A1, A2, A3, ...].

[OM FÖRETAGET ANVÄNDER FLERA SERIER, BESKRIV HÄR.]

5.2 Verifikationens innehåll

Varje verifikation i erp-base innehåller:

• Verifikationsnummer
• Bokföringsdatum (affärshändelsens datum)
• Registreringsdatum (datum då posten skapades)
• Beskrivning av affärshändelsen
• Konteringsrader (konto, debet, kredit)
• Referens till underlag (bifogat dokument, fakturanummer, etc.)
• Status (utkast / bokförd / reverserad)
• Vid rättelse: referens till reverserad/reverserande verifikation

5.3 Underlag

Underlag kopplas till verifikationer som bifogade dokument (PDF, bild). Dokumenten lagras i erp-base dokumentarkiv med SHA-256 checksumma for integritetskontroll.

Typer av underlag:

• Kundfakturor (genererade i systemet)
• Leverantörsfakturor (uppladdade)
• Kvitton (fotograferade/skannade)
• Bankbekräftelser (synkroniserade)
• Övriga avtal och dokument (uppladdade)

6. Rättelser (BFNAR 2013:2 punkt 9.9)

6.1. Bokförda verifikationer (status: posted) kan inte ändras eller raderas. Detta upprätthålls av databastriggrar i enlighet med bokföringslagens krav på oföränderlighet.

6.2. Rättelse sker genom stornobokning: en ny verifikation skapas som reverserar den felaktiga posten (byter debet/kredit). Den nya verifikationen länkas till originalet via referens (reverses_id / reversed_by_id).

6.3. Därefter skapas en ny korrekt verifikation vid behov.

6.4. Rättelseverifikationen innehåller uppgift om vilken verifikation som rättats, när rättelsen gjordes, och vem som utförde rättelsen (BFNAR 2013:2 punkt 2.17).

7. Periodavstängning

7.1. Räkenskapsperioder kan stängas (låsas) i erp-base. En låst period tillåter inte nya bokföringsposter. Periodlåsning upprätthålls av databastriggrar (enforce_period_lock).

7.2. Årsbokslut registreras som bokföringsposter i systemet.

8. Momshantering

8.1. Följande momssatser hanteras:

Momssats	Beskrivning	Utgående moms-konto	Ingående moms-konto
25 %	Standardsats	2611	2641
12 %	Reducerad (livsmedel, hotell m.m.)	2621	2641
6 %	Reducerad (böcker, tidningar, kultur m.m.)	2631	2641
0 % (export)	Varuexport utanför EU	-	2641
0 % (omvänd skattskyldighet)	Försäljning med omvänd skattskyldighet	-	2641/2645
Momsfri	Undantagna transaktioner	-	-

Notering: Livsmedel sänks till 6 % från 1 april 2026 t.o.m. 31 december 2027.

8.2. Fakturor stödjer blandade momssatser (per fakturarad).

8.3. Momsrapport genereras under Rapporter > Momsdeklaration och mappas till Skatteverkets rutor.

9. Behandlingshistorik (BFNAR 2013:2 punkt 9.16)

9.1. erp-base registrerar automatiskt en behandlingshistorik som inkluderar:

• Registreringsdatum och tidpunkt for varje journalpost
• Tidpunkt för statusändring (utkast till bokförd)
• Vem som utförde bokningen (användar-ID kopplat till e-postadress)
• Stornobokningar med referens till originalverifikation
• Tidpunkt och utförare av periodlåsning

9.2. Behandlingshistoriken genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av användaren.

9.3. Behandlingshistoriken kan exporteras under Rapporter > Audit trail.

10. Import och export

Funktion	Format	Beskrivning
SIE-import	SIE4	Import av bokföringsdata från annat system
Bankfil-import	CSV (10 svenska bankformat)	Import av banktransaktioner
SIE-export	SIE4	Export av komplett bokföring per räkenskapsår
Huvudbok	PDF/skärm	Export av huvudbok
Resultaträkning	PDF/skärm	Export av resultaträkning
Balansräkning	PDF/skärm	Export av balansräkning
Momsdeklaration	PDF/skärm	Underlag för momsdeklaration
SRU-export	SRU	Export for inkomstdeklaration
NE-bilaga	PDF/skärm	Bilaga till inkomstdeklaration (EF)
Verifikationsunderlag	PDF/bild	Nedladdning av bifogade dokument

11. Integrationer

Integration	Beskrivning	Dataflöde
Enable Banking (PSD2)	Bankkontosynkronisering	Bank -> erp-base (läsning av transaktioner och saldon)
Anthropic API	AI-kategorisering av transaktioner, OCR	erp-base -> Anthropic -> erp-base (transaktionsdata skickas, kategoriseringsförslag returneras)
OpenAI API	Embeddingar for likhetsmatchning	erp-base -> OpenAI -> erp-base (transaktionsbeskrivningar skickas, vektorer returneras)
Resend	E-postutskick	erp-base -> Resend -> mottagare (fakturor, påminnelser)

[ANGE YTTERLIGARE INTEGRATIONER OM TILLÄMPLIGT]

12. Behörigheter och åtkomstkontroll

12.1. Varje konto i erp-base är isolerat via Row Level Security (RLS) i databasen. En användare kan enbart se och redigera sin egen data.

12.2. Nuvarande behörighetsstruktur:

Roll	Beskrivning
Kontoägare	Full åtkomst till all data och funktionalitet

[OM YTTERLIGARE ROLLER FINNS, BESKRIV HÄR]

12.3. Ansvarig for att tilldela och granska behörigheter: [NAMN]

13. Uppdatering av systemdokumentationen

Systemdokumentationen ska uppdateras vid:

• Byte eller uppgradering av bokföringsprogram
• Ändringar i kontoplan
• Ändringar i momshantering
• Nya integrationer eller delsystem
• Minst en gång per räkenskapsår

Datum	Ändring	Utförd av
[DATUM]	Första version upprättad	[NAMN]

---

Denna systemdokumentation uppfyller kraven i 5 kap. 11 § BFL och BFNAR 2013:2 kapitel 9 (punkterna 9.1-9.16) samt Exempel 9.1-9.4 i vägledningen. Anpassa innehållet till ditt företags specifika förhållanden.